لماذا لا توجد قائمة أسعار
شركتان قد تحملان الرخصة نفسها، في المنطقة الحرة نفسها، وفي النشاط نفسه، ويفصل بينهما عشرة أضعاف في حجم العمل. واحدة تمسك دفاترها على QuickBooks وتسوّيها كل شهر ولديها أربعون عملية. والأخرى سنتان دون تسوية، وثلاثة حسابات بنكية، وشريك يدفع للموردين من بطاقته الشخصية، وصندوق إيصالات.
وقائمة الأسعار المنشورة مضطرة لتغطية الشركة الثانية، وإلا خسر المكتب عليها. ما يعني أن كل من في المجموعة الأولى يُسعّر عليه أكثر مما يستحق. وهذا هو السبب الحقيقي وراء أن قوائم الأسعار التي تجدها على الإنترنت إما نطاقات واسعة إلى حد انعدام الفائدة، أو رقم منخفض يصحح للأعلى بمجرد أن ينظر أحد في ملفك فعلاً.
العوامل الخمسة التي تحدد أتعابك
1. عدد العمليات. مسك الدفاتر يسعّر على عدد ما حدث، لا على إيراداتك. فشركة عقارية بثمانية إيصالات إيجار في الشهر أرخص من مقهى بألفي عملية بطاقة، ولو كان المقهى أصغر.
2. حالة الوضع الافتتاحي. الارتباط الأول حين تكون السنة الماضية قد أقفلت ودققت كما ينبغي يبدأ من نقطة معلومة. أما إذا لم تكن كذلك فعلى أحد أن يبني الأرصدة الافتتاحية قبل أن يبدأ العمل الحقيقي، وذلك عمل منفصل بسعره الخاص.
3. عدد الأنظمة التي تعيش فيها الأرقام. نظام محاسبي واحد بتغذية بنكية عمل واحد. أما جدول بيانات ونظام نقاط بيع ومزود رواتب وبنك يجب إدخاله يدوياً فأربعة.
4. هل العمل منظّم قانوناً. مسك الدفاتر خدمة. أما التدقيق فرأي منظّم يوقعه مدقق مسجل، وإقرار ضريبة الشركات يقدمه وكيل ضريبي مدرج لدى الهيئة الاتحادية للضرائب. والعمل المنظّم يحمل التزامات توثيق ومراجعة وحفظ ملفات لا يحملها غيره، وهذا في السعر.
5. العملات والكيانات. شركة واحدة بالدرهم مجموعة أرقام واحدة. أما مجموعة لها شركة تابعة أمريكية وأرصدة بينية وعملتا تقرير فعدة مجموعات، وعليها جميعاً أن تتفق.
ما يجعل التدقيق أغلى مما كان يلزم
- حسابات بنكية لم تسوَّ قط، فيلاحق كل فرق
- مشتريات كبيرة بلا فاتورة ولا عقد خلفها
- أرصدة مع المالك أو شركة ذات علاقة لا يفسرها أحد
- مخزون لم يجرد في نهاية السنة، ولا يمكن جرده لاحقاً
- تدقيق أول بلا أرصدة افتتاحية موثوقة
- سجلات تصل قطعاً على مدى ثمانية أسابيع بدل مرة واحدة
كل واحد من هذه يضيف اختبارات، والاختبارات هي التكلفة. وأكبر ما يخفض أتعاب التدقيق هو إقفال الدفاتر كل شهر خلال السنة، حتى تصبح نهاية السنة إجراء شكلياً لا إعادة بناء. ولهذا فإن المحاسبة الشهرية تسدد عادة جزءاً طيباً من كلفتها في أتعاب التدقيق.
الفوترة بالساعة، ولماذا لا نعمل بها
الفوترة بالساعة تضع مخاطرة العمل غير المرتب على العميل. فتعرف ما كلفك بعد أن ينتهي، وكلما كانت سجلاتك أفوض دفعت أكثر لمن يكتشف ذلك. أما الأتعاب الثابتة فتضع تلك المخاطرة على المكتب، وهناك موضعها، لأن المكتب هو الطرف القادر على تقديرها بعد النظر في الملف.
والشرط الذي يجعل الأتعاب الثابتة عادلة هو أن يكون النطاق مكتوباً. فإذا تغير النطاق، وهو يتغير أحياناً، عُرض سعر التغيير كتابة قبل أن يعمل به أحد. ولا ينبغي أن تحمل فاتورة أي مفاجأة.
كيف تحصل على رقم حقيقي
أرسل وثيقتين: رخصتك التجارية، وبيانات السنة الماضية المالية أو آخر إقرار قدمته. وإذا لم يوجد أي منهما بعد، فأرسل الرخصة وكشف حساب بنكي لشهر. هذا يكفي لنرى الحجم وحالة السجلات وما إذا كان العمل منظّماً.
وتحصل على أتعاب ثابتة كتابة خلال يوم عمل واحد، قبل بدء أي عمل. وإذا رأينا أنك لا تحتاج إلى ما طلبته قلنا ذلك حينها، لا بعد أن نفوتر عليه. انظر كيف نسعّر لمعرفة ما يحتويه العرض.